Publicatie: Meten is weten

Digitalisering kan niet zonder goed onderbouwde besluitvorming. Voorkom verrassingen. In onze BIT-toetsen van ICT-projecten is vaak sprake van vervanging van bestaande systemen. De omvang van het ICT-project kan hierbij vooraf globaal bepaald worden door goed te kijken naar de omvang van de huidige systemen die vervangen gaan worden. Meten is weten! In deze publicatie gaan we in op het belang van het bepalen van de omvang van nieuw te ontwikkelen systemen.

Ervaring leert

Waarom is meten van een systeem belangrijk?

Stel: je wilt een nieuw huis laten bouwen. Eén van de eerste vragen die daarbij opkomt, is hoe groot het huis van je dromen gaat worden. Het maakt nogal verschil of je een woning van 140m² wilt of een woning van 280m². Het aantal vierkante meters is namelijk een belangrijke factor voor de prijs van de woning.

Met het bouwen van een nieuw softwaresysteem is dit eigenlijk hetzelfde. Iedereen die wel eens verantwoordelijk is geweest voor een software ontwikkelproject weet het: de planning kan onder druk komen te staan en de kosten kunnen uitlopen. Het is dan ook een fact of life dat het ontwikkelen van een softwaresysteem lastig en risicovol is. Daarom is het belangrijk om het nieuwe systeem voorspelbaar te ontwikkelen. De kans op onnodige uitloop in kosten en tijd moet daarom zo klein mogelijk zijn. De omvang van een systeem bepaalt grotendeels de kosten en de doorlooptijd van de softwareontwikkeling. Toch komt het voor bij de software ontwikkelprojecten die het BIT onderzoekt dat er te weinig beeld is van de omvang van het nieuw te ontwikkelen systeem. Terwijl, ongeacht of er gebouwd wordt op basis van agile of waterval, het vrijwel altijd mogelijk is om een dergelijke schatting te maken.

Hoe krijg ik inzicht op de omvang van een systeem?

Ondanks dat het nieuwe systeem een aantal andere functies zal hebben, blijkt in de praktijk, dat de bestaande situatie een goed uitgangspunt is om de grootte van het gewenste systeem te bepalen. Het gebruik van functiepunt analyse is een methode om deze omvang vast te stellen. Een globale functiepunt analyse kan al worden toegepast op een lijst met specificaties van gebruikersfuncties en gegevensverzamelingen. Op deze manier hoeft een functiepunt analyse niet veel tijd te kosten. Je specificeert welke functionaliteiten je wilt laten bouwen en per functionaliteit kijk je wat het bouwen van een dergelijke functionaliteit eerder in het verleden aan ontwikkeluren heeft gekost. Denk aan functionaliteiten zoals “opvoeren nieuwe klant” of “muteren van ordergegevens in het systeem”. Vervolgens tel je al die uren van de gewenste functionaliteiten van het nieuwe systeem bij elkaar op. Het resultaat is een totale raming van het aantal uren software ontwikkeling van je IT-project. Deze raming is een indicatie hoelang het duurt om het nieuwe systeem te bouwen en wat de bijbehorende kosten zijn. 

Praktische handvatten

Als praktische handvatten voor feitelijke omvangbepaling van een IT-systeem geven wij mee:

  • Gebruik wat er ‘ín huis’ aanwezig is voor het verkrijgen van inzicht in de systeemomvang: functionele documentatie, broncode, kennis van betrokken medewerkers (beheerders, ontwikkelaars, etc.). Ook als het nieuwe systeem anders wordt biedt dit een goed op feiten gebaseerd handvat voor de omvang van een nieuw systeem.
  • Maak de omvangsbepaling zo vroeg mogelijk in het project. Maak op basis van deze telling een schatting van kosten en doorlooptijd. Voer eventueel bij grote scopewijzigingen een hertelling uit.
  • Baseer de projectvoortgang op basis van het inzicht in hoeveel er inmiddels ‘af’ is ten opzichte van het einddoel. Door de omvang van het project vooraf te meten, kan bepaald worden of de vastgestelde projectkosten en planning realistisch zijn. Zo blijft men in control. Meten is weten!